Renouveler un document

Modifié le Mon, 08 Apr 2024 sur 05:09 PM

Le renouvellement documentaire élimine le besoin de rechercher manuellement dans tous les dossiers et pour toutes les missions signées avec les clients. Tout cela se fait désormais de manière automatique via le système de renouvellement documentaire présent dans le CRM.

Ce processus automatique apporte un double avantage, à savoir : un gain de temps considérable pour les utilisateurs et une sécurisation du processus de renouvellement contractuel en évitant les oublis possibles, assurant ainsi que tous les documents nécessaires sont toujours à jour et accessibles quand ils sont nécessaires.

Utilisation de la fonctionnalité

Pour mettre en oeuvre le renouvellement documentaire, intégrant la reprise des missions signées au prix initialement vendu. La lettre de mission à actualiser ainsi que les avenants éventuels s'y rapportant doivent avoir été réalisés et signés dans la gestion documentaire préalablement.

Renouveler un document

Cette fonctionnalité ne s'applique que sur les types de documents Avenant et Lettre de mission substitutive.

Le renouvellement documentaire s'assure que dès lors qu'un modèle est initié, il ne peut pas être réutiliser afin de créer une nouvelle lettre de mission. Lors de la sélection d'un modèle, CRM analyse l'existence d'un historique potentiel et le mets à disposition de l'utilisateur via l'interface ci-dessous:

Dans le contexte d'une lettre de mission substitutive, l'outil vous proposera d'appliquer un coefficient de réévaluation.

voir l'article : "Appliquer un coefficient de réévaluation sur l'ensemble des missions"

Fonctionnalités supplémentaires

Le renouvellement documentaire ne s'arrête pas au choix d'un document existant pour une affaire donnée. Il ajoute quelques fonctionnalités supplémentaires permettant de confirmer la véracité de l'historique du document renouvelé.

Détecter le document à l'origine d'une mission dans le renouvellement

Dans le cadre du renouvellement, la première étape de la configuration d'un document sera agrémentée d'un lien permettant de connaitre l'origine d'une mission.

Ce lien est composé du type documentaire, de la référence et de la date de création. Le clic sur le lien ouvre un nouvel onglet permettant de consulter le document présenté.

Suivre l'historique des modifications dans le renouvellement documentaire

En complément de la référence au document source de la mission, l'étape 1 est également agrémentée d'information autour de la modification des missions permettant d'avoir un état des lieux sur le document en cours de création.

Ajout d'une nouvelle mission dans le document

L'ajout d'une nouvelle mission lors du renouvellement ajoute une icône verte à l'extrémité droite de la ligne.

Modification d'une mission existante

Seulement possible dans le cadre d'un renouvellement pour une lettre de mission substitutive. La modification d'une mission ajoute une icône grise à l'extrémité droite de la ligne.

Suppression d'une mission

Seulement possible dans le cadre d'un renouvellement pour une lettre de mission substitutive. La suppression d'une mission ajoute une icône rouge à l'extrémité droite de la ligne.

Visualiser l'historique du renouvellement dans le contenu du document

Une dernière fonctionnalité est également mise à disposition des utilisateurs lors du renouvellement documentaire. La mise en avant de la traçabilité, qui s'insère automatiquement entre le titre principal et l'introduction du document.

Permettant de s'assurer de la pérennité du document à travers le suivi des révisions sur lequel s'appuie la dernière version en cours de rédaction.